Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind (Verantwortlicher)

Clinica Stomatologică Ultra Dent Sibiu, Str. Banatului nr. 8, Sibiu 550065, România. E-Mail: office@ultra-dent.ro. Telefon: 0771 709 987.

Bei Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an office@ultra-dent.ro; wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verarbeiten nur, was der jeweilige Zweck erfordert:

• Online-Terminbuchung und Kontaktanfragen (Website): Name, Telefon, E-Mail (optional), gewünschte Leistung, Behandler, Datum und Ihre Anmerkungen; diese können Gesundheitsinformationen enthalten. Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Gesundheitsdaten die Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h) und Ihre ausdrückliche Einwilligung über das Kontrollkästchen im Formular.
• Notfallanfragen (Website): Name, Telefon, Symptome. Grundlage: Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h) und ausdrückliche Einwilligung.
• Zahntourismus (Website): Name, Telefon, E-Mail, Land, Nachricht. Grundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Patientenakte (nach dem ersten Besuch): Identifikationsdaten, Anamnese, klinische Bilder und Röntgenaufnahmen, Behandlungsplan, unterschriebene Einwilligungen, Rechnungen und Zahlungen. Grundlage: Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h) und gesetzliche Pflichten eines medizinischen Anbieters und Steuerpflichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
• Patienten-App (app.ultra-dent.ro): Das Konto wird von der Klinik auf Einladung angelegt; keine Selbstregistrierung. Push-Benachrichtigungen sind optional und werden nur in der App aktiviert (Einwilligung, jederzeit widerrufbar).
• Behandlungsbezogene Kommunikation: Terminbestätigungen und -erinnerungen, Umbuchungsanfragen, Recall-Einladungen, eine Nachfrage nach einem Eingriff, die Einladung zu einer Bewertung. Grundlage: Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse an der Organisation der Klinik; nicht zwingend Notwendiges können Sie jederzeit abbestellen.
• Virtueller Assistent (Website-Chat): Der Gesprächstext wird an den Anbieter des Sprachmodells (OpenAI) gesendet, um die Antwort zu erzeugen. Das Gespräch bleibt nur in Ihrem Browser für die Dauer der Sitzung und wird nicht mit Ihrer Akte verknüpft. Bitte geben Sie keine medizinischen Daten im Chat ein. Grundlage: Ihre Einwilligung durch die Nutzung des Chats.
• Zugriffsstatistiken: Plausible, ein cookiefreier Dienst, der keine Personen identifiziert und keine Profile erstellt. Grundlage: berechtigtes Interesse.
• Technische Sicherheitsprotokolle: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt der Anfrage, zur Missbrauchsabwehr. Grundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Automatische Löschung.

3. Daten von Kindern

Den Termin eines Kindes bucht ein Elternteil oder Vormund, der auch in die Verarbeitung der Daten des Kindes einwilligt. Das App-Konto eines Minderjährigen wird vom Elternteil/Vormund verwaltet.

4. Wer die Daten sonst sieht (Empfänger und Auftragsverarbeiter)

Wir verkaufen und vermieten keine Daten. Wir geben sie nur weiter an:

• Klinikpersonal, streng nach Rolle: die Rezeption sieht Termine und Kontaktdaten, Behandler die Patientenakte, die Buchhaltung die Rechnungen. Zugriffe auf Akten werden protokolliert.
• Partner-Dentallabore: nur, was eine konkrete Arbeit erfordert, nie Ihre Historie.
• Technische Dienstleister (Auftragsverarbeiter) mit Auftragsverarbeitungsverträgen: Cloudflare (Hosting und Netzwerk), Render (Anwendungsserver: Frankfurt, EU), MongoDB Atlas (Datenbank: Frankfurt, EU), Cloudinary (Speicherung medizinischer Dateien, geschützt durch ablaufende signierte Links), Plausible (Statistik, EU), OpenAI (virtueller Assistent: nur Gesprächstext), SMS- und E-Mail-Anbieter für die genannte Kommunikation.
• Behörden: nur, wenn das Gesetz es verlangt.

5. Übermittlungen außerhalb der EU

Anwendungsserver und Datenbank stehen in der EU (Frankfurt). Medizinische Dateien werden bei Cloudinary gespeichert, der virtuelle Assistent nutzt OpenAI, beides US-Unternehmen. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und/oder das EU-US Data Privacy Framework. Dateien sind ausschließlich über ablaufende signierte Links erreichbar, die unser EU-Server erzeugt.

6. Speicherdauer

• Patientenakte (inkl. Röntgen, Behandlungspläne, Einwilligungen): für die vom rumänischen Gesundheits- und Archivrecht vorgeschriebene Dauer; eine medizinische Einrichtung darf eine Akte vorher nicht auf Wunsch löschen.
• Rechnungen und Steuerunterlagen: gemäß Steuer- und Buchführungsrecht.
• Kontakt-/Notfall-/Zahntourismus-Anfragen ohne Termin: 12 Monate, dann Löschung.
• Technische Protokolle: höchstens 90 Tage.
• Gespräch mit dem virtuellen Assistenten: nur in Ihrem Browser, bis Sie den Tab schließen.
• Push-Abonnements: bis Sie sie in der App deaktivieren oder der Browser sie ungültig macht.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• auf Auskunft und eine Kopie Ihrer Daten: in der Patienten-App oder auf Anfrage;
• auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• auf Löschung: im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Patienten- und Steuerunterlagen; was wir nicht löschen dürfen, anonymisieren wir, soweit das Gesetz es erlaubt;
• auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch bei Verarbeitungen aufgrund berechtigten Interesses;
• auf Datenübertragbarkeit: die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten Format;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Push, Chat), ohne die vorherige Verarbeitung zu berühren;
• auf Beschwerde bei der rumänischen Aufsichtsbehörde: ANSPDCP, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sektor 1, Bukarest, +40 318 059 211, anspdcp@dataprotection.ro.

8. Wie wir Daten schützen

• verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) überall;
• rollenbasierter Zugriff und verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung für das gesamte Personal;
• medizinische Dateien nur über ablaufende signierte Links, nie öffentlich;
• Zugriffsprotokoll auf Patientenakten;
• Passwörter nur als Hash gespeichert;
• Datenbank-Backups in der EU.

9. Cookies

Die Website verwendet keine Cookies. Details in der Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Dienste oder Anbieter ändern. Die aktuelle Fassung trägt das oben genannte Datum; wesentliche Änderungen kündigen wir in der Patienten-App an.