Politică de confidențialitate

1. Cine suntem (operatorul de date)

Clinica Stomatologică Ultra Dent Sibiu, Str. Banatului nr. 8, Sibiu 550065, România. Email: office@ultra-dent.ro. Telefon: 0771 709 987.

Pentru orice întrebare legată de datele tale, scrie-ne la office@ultra-dent.ro; răspundem în cel mult 30 de zile.

2. Ce date prelucrăm și de ce

Prelucrăm doar ce avem nevoie pentru scopul respectiv:

• Programare online și cereri de contact (site): nume, telefon, email (opțional), serviciul dorit, medicul, data și mențiunile tale, care pot conține informații despre sănătate. Temei: încheierea și executarea contractului de servicii medicale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR); pentru datele privind sănătatea, asistența medicală (art. 9 alin. 2 lit. h) și consimțământul tău explicit, exprimat prin bifa din formular.
• Cereri de urgență (site): nume, telefon, simptome. Temei: asistență medicală (art. 9 alin. 2 lit. h) și consimțământul explicit.
• Turism dentar (site): nume, telefon, email, țara, mesaj. Temei: demersuri precontractuale la cererea ta (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Fișa de pacient (după prima vizită): date de identificare, istoric medical, anamneză, radiografii și fotografii clinice, plan de tratament, consimțăminte semnate, facturi și plăți. Temei: furnizarea asistenței medicale (art. 9 alin. 2 lit. h), obligațiile legale ale unei unități medicale și fiscale (art. 6 alin. 1 lit. c; Legea 95/2006, Codul fiscal).
• Aplicația pacientului (app.ultra-dent.ro): contul e creat de clinică, la invitație; nu există înregistrare liberă. Vezi programările, planul de tratament, imagistica, soldul și documentele tale. Notificările push sunt opționale și se activează doar din aplicație (consimțământ, revocabil oricând).
• Comunicări legate de îngrijire: confirmări și remindere de programare, cereri de reprogramare, invitații de control periodic, întrebarea „cum te simți" după o intervenție, invitația de a lăsa o recenzie. Temei: executarea contractului și interesul nostru legitim de a organiza activitatea; poți refuza oricând mesajele care nu sunt strict necesare.
• Asistentul virtual (chat pe site): textul conversației este trimis furnizorului de model lingvistic (OpenAI) pentru a genera răspunsul. Conversația rămâne doar în browserul tău, pe durata sesiunii, și nu e legată de fișa ta. Te rugăm să nu introduci date medicale în chat; pentru asta există programarea și telefonul. Temei: consimțământul tău, exprimat prin folosirea chat-ului.
• Statistici de trafic: folosim Plausible, un serviciu fără cookie-uri, care nu identifică persoane și nu creează profiluri. Temei: interesul legitim de a înțelege cum e folosit site-ul.
• Jurnale tehnice de securitate: adresa IP, tipul de browser, momentul cererii, pentru prevenirea abuzurilor (limitarea cererilor, detectarea atacurilor). Temei: interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f). Se șterg automat.

3. Datele minorilor

Programarea unui copil o face părintele sau tutorele, care își asumă și consimțământul pentru prelucrarea datelor copilului. Contul din aplicația pacientului pentru un minor este administrat de părinte/tutore.

4. Cine mai vede datele (destinatari și împuterniciți)

Nu vindem și nu închiriem date. Le împărtășim doar cu:

• Personalul clinicii, strict pe roluri: recepția vede programările și datele de contact, medicii văd fișa medicală, contabilitatea vede facturile. Accesul la fișe este jurnalizat.
• Laboratoare dentare partenere: doar datele necesare unei lucrări (amprentă, culoare, dinții vizați), nu istoricul tău.
• Furnizori tehnici (împuterniciți), cu contracte de prelucrare: Cloudflare (găzduirea site-ului și a aplicațiilor, rețea), Render (serverul aplicației: Frankfurt, UE), MongoDB Atlas (baza de date: Frankfurt, UE), Cloudinary (stocarea fișierelor medicale, protejate prin linkuri semnate cu expirare), Plausible (statistici, UE), OpenAI (asistentul virtual: doar textul conversației), furnizorii de SMS și email pentru comunicările de mai sus.
• Autorități: doar când legea ne obligă (de exemplu Casa de Asigurări, ANAF, instanțe, ANSPDCP).

5. Transferuri în afara Uniunii Europene

Serverele aplicației și baza de date sunt în Uniunea Europeană (Frankfurt). Fișierele medicale sunt stocate la Cloudinary, iar asistentul virtual folosește OpenAI, ambele companii din SUA. Transferurile se fac în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană și/sau a Cadrului UE–SUA pentru confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework). Fișierele sunt accesibile exclusiv prin linkuri semnate, cu expirare, generate de serverul nostru din UE.

6. Cât timp păstrăm datele

• Fișa medicală (inclusiv radiografii, planuri de tratament, consimțăminte): pe durata impusă de legislația sanitară și arhivistică din România; o unitate medicală nu poate șterge o fișă la cerere înainte de acest termen.
• Facturi și documente fiscale: termenul impus de legislația fiscală și contabilă.
• Cereri de contact / urgență / turism dentar neconvertite în programare: 12 luni, apoi se șterg.
• Jurnale tehnice: cel mult 90 de zile.
• Conversația cu asistentul virtual: doar în browserul tău, până închizi fila.
• Abonamentele push: până le dezactivezi din aplicație sau până browserul le invalidează.

7. Drepturile tale

Conform GDPR, ai dreptul:

• de acces la datele tale și de a primi o copie: din aplicația pacientului sau la cerere, în format electronic;
• la rectificare, dacă ceva e greșit sau incomplet;
• la ștergere („dreptul de a fi uitat"): în limitele obligațiilor legale de păstrare a fișei medicale și a documentelor fiscale; ce nu putem șterge, anonimizăm cât permite legea;
• la restricționarea prelucrării și la opoziție, pentru prelucrările bazate pe interes legitim;
• la portabilitate: datele furnizate de tine, într-un format structurat;
• de a-ți retrage consimțământul oricând (notificări push, chat), fără a afecta prelucrările anterioare;
• de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: ANSPDCP, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, telefon +40 318 059 211, email anspdcp@dataprotection.ro.

8. Cum protejăm datele

• conexiuni criptate (HTTPS) peste tot;
• acces pe roluri și autentificare în doi pași obligatorie pentru tot personalul;
• fișierele medicale sunt accesibile doar prin linkuri semnate, cu expirare, niciodată publice;
• jurnal de acces la fișele pacienților;
• parolele sunt stocate doar sub formă de hash (nu le cunoaște nimeni, nici noi);
• copii de siguranță ale bazei de date, în UE.

9. Cookie-uri

Site-ul nu folosește cookie-uri. Detalii în Politica de cookies.

10. Modificări

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciile sau furnizorii noștri. Versiunea curentă are data de mai sus; modificările importante le anunțăm în aplicația pacientului.